Ringier in der Datenwolke – MS Office vs. Google Cloud Apps

Vortrag von Samuel Hügli, CFO, Leiter Corporate Center, im Rahmen des Internet-Briefings.

Ringier löst schrittweise Microsoft Office ab und setzt auf internetbasierte Software von Google (Cloud Apps). Der Hauptfokus liegt auf der Innovation und der verstärkten Kollaboration, die jährlichen Kosteneinsparungen sollen aber immerhin 1 Million Franken betragen.

Ringier und Google Apps in der Cloud – Samuel Hügli

Das Projekt für die schrittweise und punktuelle Ablösung von Microsoft Office läuft als Innovationsprojekt, d.h. es geht nicht primär um Kosten und es gibt auch einige Skeptiker. Entgegen den Erwartungen kam der Widerstand aber meist nicht aus der Rechtsabteilung, sondern eher aus der ICT! Dort ist man sich gewohnt, alle 4 Jahre eine neue Applikation auszurollen und bei IT-Problemen erst mal eine Analyse des Vorfalls zu erstellen. Mit Google Apps ändert sich dies radikal, es folgt jeden Monat ein Roll-Out und mit dem Betrieb von Hardware hat man auch nichts mehr zu tun…

Hintergrund Medienlandschaft

Heute existiert ein neues Ökosystem an Publikationsplattformen: Zeitungen haben ihr Informationsmonopol verloren. Das in einer Bar verlorene Apple iPhone wurde zuerst im Gizmodo-Blog publiziert, der Absturz des US Airways Jets in den Hudson River wurde zuerst in Twitter kommuniziert. Auch Federers publizierten die ersten Bilder der Zwillinge zuerst in Facebook. Und die Berichterstattung aus dem Iran lief über YouTube.com.
Oft hiess es in diesem Zusammenhang Twitter-CNN 1:0

Früher hatte eine Zeitung einen Scoop (eine exklusive Meldung im Journalismus) und recherchierte diesen sorgfältig. Heute dauert es 90 Sekunden, bis eine Breaking News auf 150 andern Sites publiziert ist. Zeitungen können schlagzeilenträchtige Informationen nicht mehr geheimhalten, sie publizieren die Kurzversionen in eigenen Blogs uns liefern tiefer recherchierte Artikel in der Zeitung nach.

Weiter hilft das iPad mit, um die Publikationshürden zu überwinden: Jedermann kann heute mit minimalem Aufwand Verleger werden und z.B. einen Blog publizieren.

Das Werbemodell von Zeitungen mit Inseraten scheint sich dem Ende zu nähern. Ganz gegenteilig läuft die Entwicklung im Internet: Inserate sind also immer noch da, werden aber in neuen Kanälen publiziert.

Ringier ist ein rentables, international aufgestelltes Medienunternehmen. Ausser mit Blick.ch macht man aber mit den Websites noch keinen Gewinn.

Ringier-Strategie

Die Ringier-Strategie umfasst eine 3M-Brand-Strategie mit starken Print-Marken und Fokus auf Multimedia, Multichannel, Multiplattform.
Dazu kommt die Digitalisierungs- und Entertainment-Strategie in profitablen Nischen, Rubrikengeschäft, eCommerce, Ticketing und der Ausbau Entertainment (Good News, Energy Stars for Free…).
Abgerundet werden die strategischen Ziele durch die Internationalisierung mit Wachstum in den CEE-Ländern.

Die IT ist daneben ein wesentlicher Bestandteil, um Ringier weiterzubringen. Die Virtualisierung in der Cloud ist erst ein erster kleiner Schritt. Schafft man diesen nicht, sind auch grössere Umstellungen nicht realistisch.

Der Fokus soll auf Prozessen liegen, nur hier kann man sich gegenüber Konkurrenten auszeichnen. Beim Hosting und in der Infrastruktur kann man sich nicht unterscheiden, dies kann man auch outsourcen.

Das Vanderbilt University IT-Modell berücksichtigt die durch Consumer forcierten Technologiesprünge. Die zentrale IT muss adaptieren, woraus neue Modelle wie Software as a Service SaaS entstehen können.

Von aussen kommen viele neue Ansprüche durch die Benutzung und Erfahrungen aus Facebook, LinkedIn, Google Apps/Talk/etc. Die zentrale IT kann dies nicht verhindern, sollte aber gute Antworten darauf finden.

Die 4 Säulen der zukünftigen IT

Das geschlossene System von Apple wird langfristig voraussichtlich nicht der Marktführer bleiben: Es wollen zu viele andere Firmen auch Geschäfte machen. Deshalb wird sich eher Android durchsetzen.

Wichtig ist dabei, auch eines Tages aus einem gewählten Service aussteigen zu können: Die IT-Gewinner von heute sind die Verlierer von morgen… Deshalb sollte das gewählte System vordefinierte Export-Prozesse anbieten. Man möchte einen Lock-In verhindern.

Innovationsprojekt “Ringier in der Cloud”

Mit 300 Benutzern gab es ein Pilotprojekt in China. Auch in der Schweiz läuft seit 2008 ein Pilot, basierend auf Microsoft. Vorher gab es bei Ringier 8 Implementationen von 4 verschiedenen E-Mail Systemen.

Entscheidungsmatrix:
- Tiefe Gesamtkosten (TCO)
- Ein Werkzeug für sämtliche Firmen (Sprachen, Kulturen)
- Hoher Nutzen – mehr als Mail und Kalender – auf allen Devices
- Hohe Usability und Einfachheit – Nutzung einfaches Web-UI
- User Self-Service Szenarien (Archiv, Sharing, Konferenzen)
- Offenheit, skalierbare Architektur, hohe IT-Sicherheit
- Schnittstellen zu Standardtools und Plattformen
- Mehrsprachigkeit für internationalen Rollout
- Offene Schnittstellen (Migration, API, mögliche Rück-Migration)
- Dynamik und Weiterentwicklungspotential
- Community (Software, Erweiterungen, Hardware, Wartung, Schulung)
- Bereitschaft zur Partnerschaft

Der Entscheid fiel für Google Apps aus. Wichtige Referenzkunden sind The Guardian (UK), Genentech (Roche), Stadt Los Angeles mit 30’000 Mitarbeitern und intensiven Security-Tests.

Die Kollaborationsstrategie soll eine schnellere Kommunikation ermöglichen. U.a. wurde deshalb der Newsroom in Zürich neu gebaut.

Im ersten Rollout wurde Google Mail (mit Chat) und Kalender implementiert. Postini-Services liefern Spam- und Virenscanner und das 10-Jahresarchiv.

Do’s:
- Schulungsmodell mit “Walking Teachers”
- Mind change & Communication
- Key user & enabler nennen und einbinden
- Veränderung der Collaborarion mit neuen Funktionen
- Aktive Kommunikation der Intergrartionsvorteile, Projekt-Marketing
- Ausbildung vor dem Rollout

Dont’s:
- Kein grosser Big-Bang Rollout

4 Wochen nach dem Rollout in Ungarn helfen sich die allermeisten Mitarbeiter untereinander bei Problemen, nur 14% gelangen an den Helpdesk. 77% finden, sie seien effizienter als vorher.

Learnings

- Es handelt sich um ein grosses Change Projekt
- Angst vor Veränderung ist normal
- Falsche Vergleiche mit (abgeschriebenen) Lösungen nicht zulassen
- Widerstand kam eher aus IT-Abteilungen als von Anwendern
- Geringer Schulungsaufwand für Nutzer: Google Apps wird oft privat genutzt
- Mitarbeiter sind sehr schnell wieder einsatzfähig

Erfahrungen

- Die Kadenz mit neuen Entwicklungen ist sehr hoch: Google schaltet schnell neue Features auf, man hat kontinuierlich Änderungen
- Das Software-Verteil-Modell ist sehr einfach, da im Browser
- Sicherheit und Datenschutz ist gut (US Safe Harbour)
- viele Umfeldlösungen verfügbar (Google Marketplace mit u.a. Mailing-, Backup-, Recruitmentprozess-Tools, etc.)
- Leider viele “Evil”-Schlagzeilen wie z.B. bei Streetview

Warum sollte man Vertrauen?

- Erfahrung über 2 Jahre – kaum ein Ausfall bei hoher Transparenz
- 10 Mio. User / Marktdruck auf Preis und Leistung / Börsendruck
- Eingebaute Sicherheit (Hochsicherheits-Datacenter, Google FS, IT-Personal) – wesentlich sicherer als Inhouse-IT!
- Stark verbesserte Compliance: Praktisch alle Dimensionen konnten verbessert werden.

Das App-Monitoring ist sehr gut ausgebaut und für alle Services verfügbar.

Die Presence-Information von Messaging wird sehr intensiv genutzt.
Man wird weiterhin mt Office arbeiten. Parallel wird aber auch die Google-Plattform ausgerollt. Legal- oder Buchhaltungsarbeiten werden weiterhin in den lokal installierten Office-Tools bearbeitet werden. Aber periphere Arbeitsplätze werden auf Google wechseln.

Unter dem Strich sieht man bei Ringier mehr Chancen als Risiken mit den Google Apps als Software as a Service (SaaS).
Es wird ein etappierter Übergang angestrebt per Mail/Calender, dann Messaging und schliesslich weiteren Apps.

Beim Rollout in Ungarn wurden 20 Studenten eingestellt, um als “Walking Teachers” die Benutzer zu unterstützen. Gegen Mittag des ersten Tages wurden sie wieder nach Hause geschickt, es brauchte sie nicht mehr…

Ringier rechnet mit Einsparungen von 1 Million pro Jahr, fokussiert aber viel stärker auf den Innovationsschub, der das Unternehmen weiterbringen wird.

Die Daten von Ringier sind alle in der EU gehostet. Aber nicht einmal die Strategie ist besonders geheim, erst deren Ausführung bringt den wirklichen Unterscheider gegenüber andern Mitbewerbern.

3-4 Mitarbeiter kümmern sich im “Google Expert Team” dediziert um die neuen Google Apps.

In China arbeiten die Mitarbeiter viel enger und offener miteinander. Dort ist das Durchschnittsalter mit 30 deutlich tiefer als in der Schweiz mit 50 Jahren.

Die Implementierung von Google Apps läuft im Normalfall über Implementierungspartner. Erste “Trophy-Accounts” wie Ringier in der Medienbranche betreut Google direkt.

Update: Am 25. Oktober wurde der Roll-Out in der Schweiz durchgeführt: Der Google-Big-Bang bei Ringier.

Twitterlisten zum Thema:

• #gonegoogle
• #appsmarketplace

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